关于开展质量体系文件自查自纠专项工作的通知

各受控部门及二级学院：

为持续完善学校船员培训质量管理体系，进一步增强体系文件的适宜性、充分性和可操作性，更好服务于学校升本创建工作，现组织开展我校船员培训质量管理体系文件自查自纠专项工作。安排如下:

一、现存问题

近年来，高等职业教育政策、船员培训相关法规、校内各项制度更新迅速，各受控部门职责、人员、办事程序也有较大变化。经多方反映及检查发现，我校质量体系文件与上级文件、现行制度、实际工作均存在不符合的情况。主要包括：

（一）文件管理有疏漏。部分应受控文件未纳入体系管理，或是未上传至质量体系文件柜，致使质量过程监控不全面。

（二）文件更新不及时。部分受控部门未能根据上位文件和校内文件出台情况，及时修订完善相关制度、规定及工作程序，内、外部受控文件均有更新不及时的情况。

（三）文件与实际工作流程不一致。部分文件规定和实际执行存在“两张皮”现象，体系文件未能依据工作实际进行修订。

二、工作目标

各受控部门针对以上问题，全面开展文件自查自纠工作，及时更新完善体系文件，进一步增强体系文件的适宜性、充分性和可操作性，确保体系文件全面覆盖、及时更新、切实可行。

三、工作安排

此次文件自查自纠工作范围包括：质量手册，程序文件，规范性文件，质量记录以及内、外部受控文件。具体任务有：

（一）质量手册修订。各受控部门认真检查质量手册各章节内容（责任分工详见附件一），对拟废止文件进行删除或更新，对质量手册中与现行上位法规、学校红头文件不一致的表述进行修订，并根据学校工作实际修订“十二要素”以及质量手册附录。

（二）程序文件修订。各受控部门结合实际工作，认真检查本部门是否存在未纳入体系的应受控流程（责任分工详见附件二），将应纳入的工作流程及时纳入体系；对于已经纳入体系的流程，以有关文件要求为依据，以优化管理过程、精简工作程序为目标，以文件规定与实际执行相一致为原则，全面修订程序性文件。

（三）规范性文件修订。各受控部门认真梳理本部门规范性文件（清单详见附件三），重点检查本部门相关的规范性文件是否与上级文件、学校现行红头文件及学校工作实际相符，文件格式、版本等是否有误。

（四）内外部受控文件更新。各受控部门认真检查外部受控文件清单，删除失效文件，更新为现行有效性文件。其中，船员培训中心和质管办主要负责海事管理类受控文件更新（详见附件四），其余受控部门按责任分工，更新综合管理类外来受控文件（详见附件五）。各受控部门将收集更新的现行有效文件发送至质管办，由质管办统一在质量柜中更新。此外，质管办负责收集、更新院长办公会议纪要、党委会议纪要等内部受控文件。

五、工作要求

1.请各受控部门安排专人落实此项工作，于6月2日（下周五）前完成检查梳理，将《附件一》至《附件五》有关反馈表的电子版经OA邮件发送至质管办衡伟老师（7769389），各反馈表的纸质版由部门负责人签字确认后同步提交。如需新增文件，请在相关反馈表最后单列说明。

2.请各受控部门按照《文件控制程序》（文件编号：XH02ZG021）要求，做好文件修订会签和审批，并于6月12日前完成文件修订和内、外部受控文件更新工作。

3.质管办要加强请示沟通，全力协助受控部门开展文件修订工作。各受控部门要落实责任担当，高度重视、精心组织本次自查自纠工作，确保工作实效。

附件一：质量手册修订反馈表

附件二：程序性文件修订反馈表

附件三：规范性文件修订反馈表

附件四：海事管理类外来受控文件更新反馈表

附件五：综合管理类外来受控文件更新反馈表

发展规划与质量管理处

2023年5月24日