2023年船员培训质量管理体系换证审核迎审工作方案

各有关部门：

为配合我校船员培训许可证换证申请，根据上级海事主管部门要求，现组织开展船员培训质量管理体系新一轮换证审核的迎审工作。现预通知如下：

一、总体任务

验证和确保学校船员教育和培训质量管理体系的符合性、有效性和连续性，确保通过审核机构的换证审核，持续改进质量管理体系。

二、审核依据

《中华人民共和国船员培训管理规则》《中华人民共和国船员培训和船员管理质量管理规则》《厦门海洋职业技术学院质量管理体系文件》等。

三、审核范围

（一）受审核部门

党政办公室、人事处、教务处、学工部、安全处、后勤管理处、图书馆、继续教育学院（船员培训中心）、发展规划与质量管理处（质管办）、就业创业处、现代教育技术中心、航海学院、公共教育学院、马克思主义学院。

（二）受审核人员

最高管理者、体系受控部门分管院领导、上述受审核部门的受控岗位人员。

四、审核安排

（一）审核准备

质管办本月已向上级海事主管单位申请质量管理体系换证审核。目前已初步确定：审核专家组于2024年1月2日报到，1月3日-5日（周三至周五）进行文件审核、现场审核、调研访谈、查阅记录等，并召开首、末次审核会议。

（二）审核流程

1.文件审核。审核组对学校质量管理体系文件（质量手册、程序文件、规范性文件及其他支持性文件）的完整性和符合性进行审核，形成文件审核结论，出具不符合报告和建议项报告。文件审核时间一般为1天。

2.首次会议。审核组通报文件审核结论，阐述审核的目的、依据、程序、方法，宣布审核纪律。

3.现场审核。审核员分组通过访谈、观察、查看记录等方式，对质量管理体系受控部门及人员开展质量活动的符合性、有效性和连续性进行审核，形成现场审核结论，出具不符合报告和建议项报告。现场审核时间一般为1-2天。

4.末次会议。审核组宣布审核结论，校方确认审核结论。

5.整改验证。学校完成对不符合项的纠正，并将纠正结果报送审核机构。审核机构组织对纠正完成情况进行验证。

五、迎审任务分工

（一）综合协调工作

责任单位：发展规划与质量管理处（质管办）

1.拟订迎审工作方案，协助受审核部门做好迎审准备；

2.编印全员宣贯材料（2023年版宣贯材料已挂OA质量柜和公告栏）；

3.组建联络员团队；

4.协调外审专家联络及接送等事宜；

5.负责为专家组提供电脑、打印机、证件等。

（二）文件审核准备工作

责任单位：质管办、各受控部门

1.各受控部门负责确保本部门程序文件、规范性文件的有效性和符合性；

2.质管办负责《质量手册》《程序文件》统稿、编印全套受审核质量管理文件纸质版；编印专家审核手册、审核指南及审核证件；起草首末次会议有关讲话稿。

（三）现场审核准备工作

责任部门：各受控部门

1.各受控部门组织部门内部质量管理体系宣贯，确保受控部门所属人员充分了我校质量管理的基本情况，熟悉体系文件的基本内容，熟悉与本部门、本岗位履行工作职责有关的各项文件规定；按规定要求填写、保存好培训记录。

2.各受控部门开展迎审自查自纠，及时查找并解决存在问题。主要内容包括：检查体系文件在本部门的运行情况；检查部门质量记录的形成及保存、整理情况；检查是否有新旧文件、表格混用情况；检查部门人员宣贯培训效果；检查历次内审、外审中的不合格项纠正情况。

3.各受控部门预先准备好开展现场审核工作的会场和需要备查的质量记录。专家到部门现场审核时，部门主要负责人全程陪同并做好接受访谈、质量记录检查的准备。部门全体受控人员应在岗并做好随时出示工作记录材料准备。

（四）会务、宣传工作（责任部门：办公室、宣传部）

党政办公室负责专家住宿、就餐安排，会议会场布置；宣传部负责首末次会议、现场审核拍照及报道。

（五）后勤保障工作

责任部门：后勤管理处

负责审核期间车辆调度；审核前的校园环境美化净化。

（六）校园管理工作

教务处负责牵头维护审核期间正常教学秩序；学工部负责牵头维护审核期间学生正常管理秩序；航海学院重点维护好本学院正常教学秩序；安全处负责牵头维护审核期间校园安全稳定；医务室负责提供审核期间专家医疗服务；各受控部门请作好办公室环境整理及材料整理，着装正式、佩戴校徽，态度热情有礼。

六、工作要求

（一）高度重视

换证审核是对我校船员培训质量管理体系建设的一次全面检验，关系到我校航海教育的高质量和可持续发展。各受控部门应予以高度重视，进一步增强责任感、使命感和紧迫感，高效高质迎接并完成好换证审核的迎审工作。

（二）落实有效

各受控部门要针对本单位的具体备审工作进行周密部署、细致安排，确保责任到人，把工作逐项落到实处。

（三）查漏补缺

各受控部门要以主管部门文件和学校的体系文件为准则，认真审查本单位的体系运行情况，认真整改，力争消灭不符合项，尽量减少建议项。

（四）形成合力

体系内各部门按照“谁主管、谁负责”的原则，精心组织，在做好本部门工作同时，加强与相关部门的团结协作、密切配合，共同研究解决问题。

附件：2023年换证审核迎审工作责任分工

发展规划与质量管理处

2023年12月26日

附件：

2023年换证审核迎审工作责任分工